让你花钱的工资错误以及如何修复

还用笔和纸做员工工时记录吗?依赖轮班时间表工资计算吗?那么你的公司就会出现资金泄漏,你可能会面临诉讼和国税局的处罚。

如果这能让你感到安慰的话,你不是一个人。33%的雇主使工资的错误根据美国国税局的数据,每年要花费数十亿美元。美国工资协会(American Payroll Association)的数据显示,在使用传统工资卡的公司中,错误率在1-8%之间,大约40%的小企业平均每年因管理不善的工资流程而受到美国国税局(IRS)罚款845美元。

“错误将会发生,”美国工资协会政府关系主管比尔·邓恩说CNBC使它。“它们并不常见,但确实发生过。”

你已经知道,从净收入的角度来看,工资错误会损害你的业务。然而,不要忘记工资错误对员工的伤害更大。

员工应该注意这些工资错误

不要丢掉你努力工作换来的钱,而是要定期检查你的工资单,并特别注意以下事项:

  • 看一下总收入或净收入,你发现有什么变化吗?
  • 你的工资记录正确吗?(如果你按小时工作,你是否获得了所有工作时间的报酬?如果你是受薪雇员,你的工资记录是否正确?)
  • 扣缴了什么税(联邦和州)?
  • 你的401(k)缴款正确吗?
  • 其他福利,如医疗、人寿保险、残疾或通勤,是否被正确扣缴?

此外,你和你的经理应该仔细研究一下时间规定所以你们都要遵守法律的规定。

如果你发现了错误,那么你可以把它带到人力资源部门,以快速纠正错误,并帮助未来的工资错误再次发生。这一切都是为了在失控之前修复工资错误。

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管理人员每天面临的工资错误

作为一个小企业主,你要尽你所能有效管理工资没有错误。也许不是所有的事情。毕竟,你有生意要做,你或你的时间是有限的人力资源团队(如果有的话)可以投资于检查和再检查员工工时表。然而,隐藏在那堆时间表中的一些错误已经在让您花费金钱,并且可能在未来花费更多。

这就是为什么这么多公司都在投资Connecteam工资的软件控制工资错误和自动化时间跟踪过程。

时间表和工资单变得简单

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加快时间表审查和批准过程,并将其导出为您喜欢的格式,以简化工资单。设计为您节省时间与快速行动和视觉标志指出什么是重要的:自动计算休息,加班,双倍时间,每日限制,自动打卡,添加一个班次的能力,以容纳多个班次在一天,增加缺勤,和更多!

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下面是一些仍然依赖过时的守时方式的企业所面临的问题:

薪资文件混乱(或“谁移动了我的时间表?”)

与数字媒体相比,纸张的主要缺点之一是难以保持最新的备份。纸质的考勤单和打孔卡易碎易坏。这是责任!它们可以手动交换、更改,而无需记录所做的更改、销毁或简单地放错位置。

想象一下,你必须处理一场火灾或一场洪水,而同时又因为没有员工工时记录来计算工资而抓狂。

加班工资计算错误

作为一个小企业主,你必须这样做计算加班正确的工资——加班工资与正常工资完全不同。如果你没有支付正确的加班费,你将欠工资、罚款和利息。修正工资单上的错误意味着要密切关注加班费。

在这里了解更多关于新的加班规定该法案于2020年生效。

根据FLSA的规定,你必须支付员工1.5倍的工资,否则一倍半,每周工作超过40小时。例如,如果一个员工的工资是每小时10美元,那么你就欠他们每小时15美元的加班工资。请注意,大多数国家和城市制定不同的加班工资法,所以如果你被要求遵守更严格的规则,一定要学习。

缺席混乱(休假工作)

根据计算工资单的方式和依赖的数据来源(时钟、轮班时间表、员工报告),您可能会遇到一些问题重叠的时钟条目和应付时间意外地错误分类

最好的情况是,弄清楚这种混乱需要时间。在最坏的情况下,你可能会支付比你需要的多得多的钱。

例如,考虑休假的员工突然要去处理一件紧急的事情。你的记录可能会有一个带薪休假的员工记录工作时间。当你有一个十几个人的团队时,把这些乱七八糟的东西整理出来可能是件让人头疼的事。但随着员工数量的增长,这种重叠可能会变成全面的工资问题。

困倦的工资单人员(数据输入错误)

如果你幸运的话,你有一个员工或你外包。如果你不是。你的DIY。最后,你不能100%地消除错误。你只能减少它们。犯错误的是你还是别人并不重要——我们都是人。我们都有打字错误,任何人都可能不小心输入20个小时而不是2个小时。这18个计费小时都是打印错误造成的。

好友打卡系统的好友(以及其他时间窃贼)

这个问题很老,但也很好,好吧,也许只是一个老问题。19%的员工(五分之一的人)曾参与过某种形式的时间盗窃,这给公司带来的损失高达7%他们每年工资总额的一部分。

这不仅仅是“同事打卡”——员工们互相“掩护”,互相打卡以窃取时间。每周“窃取”的时间平均为每个员工在每个支付周期内的4小时5分钟。这包括长时间的午餐和休息,迟到,早退等等。

支付错误的税率

在任何时候,税率正在改变所以,无论你开始使用什么费率来支付你的员工现在可能都不适用或正确。支付错误的利率意味着你需要弥补任何税收、罚款和利息。

定期检查你的雇佣税率,因为大多数税率每年都会更新。请关注以下如何修复工资错误:

  • 联邦所得税
  • 社会保险税
  • 医疗保险税
  • 联邦失业税
  • 州所得税
  • 国家失业保险税
  • 地方所得税

根据你所处的位置,留意任何附加税的税率。

员工分类不正确

你可以雇佣独立的承包人,而其他人则是全职雇员。然而,当你混淆了这些工人,这是一个代价高昂的错误。例如,承包商不需要支付最低工资或加班工资。此外,你不用从他们的工资中扣除雇佣税。因此,如果一名雇员被列为承包商,他们可能会失去工资,政府也将失去税收收入。

当你对一个工人进行错误分类时,你将被迫支付雇员和雇主应分担的税款,以及所有罚款和利息。此外,你甚至可以欠员工工资。你如何知道一个工人应该被归类为独立承包人还是雇员?美国劳工部建议你使用经济现实测试由六部分组成。如果您仍然不确定,那么提交a形式SS-8为了避免工资单误分类的问题。通过填写这张表格,你要求国税局确定工人的身份。

法律与秩序(合规、州法律和你)

你不喜欢国税局的审计吗?那员工因不公平薪酬而被起诉呢?你可能认为要求你准确记录员工工作时间的规章制度是一种官僚主义的累赘,但它们实际上是为了保护你。各州管理工资发放程序的法律也是如此。

当然,在使用传统的解决方案时,你仍然可以遵守规则,或者只使用你的好旧的笔和纸。但使用应用程序更简单。

如何纠正工资单错误:数字化

切换到数字考勤和工资管理并不像您可能认为的那样昂贵或复杂,也不像您上次检查时可能认为的那样复杂。你(可能)不需要购买复杂的生物考勤系统,甚至电脑化的打卡钟。事实上,你不必看得更远移动电话在你的手。

基于云计算的移动应用程序解决方案Connecteam,提供地理标记时钟,轮班调度,以及更多。除了主要减少工资单错误,这些平台还提供了许多功能,比如员工出勤的实时信息,这可以帮助您更快、更有效地进行工资单处理完全兼容与监管。

多员工工时表和工资单应用

让我们进一步分析Connecteam如何帮助解决工资单错误:

1.不同的工作类型应该得到不同的报酬

Connecteam解决方案:不同的员工可以胜任不同的工作,他们在每个工作上的工作时间在工时表中计算。

2.员工需要在工资中报销他们的费用

Connecteam解决方案:员工可以把他们的费用,汽车里程,或任何其他相关信息添加到他们的时间表,这样就可以很容易地报销。

3.员工无法访问他们过去的时间表,他们不能知道它是否有任何问题或错误

Connecteam解决方案:每个员工都可以在手机应用中看到他们的时间表,直到最后的细节。如果有什么不对劲的地方,他们可以实时直接向经理发送编辑请求。一旦批准,时间自动更新在他们的时间表。

4.员工和经理忘记在开始发工资前及时检查工时表以发现错误

Connecteam解决方案:Connecteam提醒员工和经理检查他们的时间表,甚至与他们分享细节,这样他们可以很容易地发现错误。

5.很难发现加班的员工。如果忽视了这一点,员工可能会在没有任何理由的情况下获得加班费

Connecteam解决方案:设置员工每天和每周的加班时间,这些时间会用颜色标记出来,这样就很容易在员工的时间表上发现。

6.每次需要将时间表发送到工资单时,经理需要收集并发送它

Connecteam解决方案:Connecteam的自动报告使得组织可以很容易地设置何时将时间表自动发送给负责支付工资单的人员或任何其他地址。

接下来纠正工资错误是什么

人不会改变,所以技术必须改变。人们总是会找到办法错误的作弊出席报告。然而,通过切换到一个移动时钟,您可以大大减少错误的频率,节省资金,并提高您的业务效率。

虽然进行数字转换似乎是一项艰巨的任务,但当你考虑到时间跟踪解决方案对消除工资错误所带来的好处时,很明显这是值得的。

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