顺应时间跟踪:用正确的时间时钟

请记住,那个时间就是金钱“,写了本杰明富兰克林在他1748年的文章中。

对商业世界尤其如此:一方面,失去时间意味着失去金钱,竞争击败,留在尘土中。

另一方面,工资是一项最大的支出大多数企业,一切都是大多数员工都是按小时计酬的。所以你实际上是在用公司预算中最大的一部分来换取员工为你工作的时间。或者他们说他们有。这就是为什么准确和顺应时间跟踪对你的底线至关重要。

在一个机器正在学习、数据庞大的时代,你最终需要把纸笔时间表换成一个智能时间跟踪软件解决方案。实际上,许多像你们这样的企业正在转变这种趋势,有需求的地方通常就有供应。从移动应用程序到具有工资系统集成的便携式生物识别系统,没有时间跟踪技术不足。虽然为您的业务选择合适的人可能是令人生畏的,但它不仅仅是与解决方案相匹配。

到那个时刻管理时间和出勤,我们必须记住,老大哥在监视我们,确保我们遵守规定。此外,我们在这里谈论的是人,所以我们选择的解决方案需要易于使用和舒适,并与现有的系统兼容。

在我们讨论许多应用程序(和少数挑战)之前时间跟踪系统,这有助于理解什么驱动企业采用这个解决方案在选择。

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为什么您需要在您的业务中时钟

1.法规遵守

公平劳动标准法(FLSA)要求企业保持准确的记录员工的工作时间,但允许业主选择自己的计时方法。

“雇主可以使用他们选择的任何计时方法。例如,他们可能使用一个计时钟,有一个计时员跟踪员工的工作时间,或告诉他们的员工把自己的时间写在记录上。任何计时计划都是可以接受的,只要它是完整和准确的。”- - -痛单位

FLSA合规规则要求你保持工作时间跟踪文档至少两年,并且需要轻松获得政府代表的检查。所以肯定,你可以使用纸张工时表或打击卡,但请记住,这些不仅会导致大量的行政头痛,而且可以很容易地错位或丢失。

“计算工资所依据的记录应保留两年,即考勤卡和计件工票、工资率表、工作和工时表以及增加或扣减工资的记录。这些记录必须公开供该司的代表检查,他们可以要求雇主进行延长、计算或抄录。有关纪录可保存于受聘地点或中央纪录办事处。”- - -痛单位

最重要的是,如果您正在遵守政府合同,DCAA(国防合同审核署)有义务确保您的公司遵循其必要的计时和会计规则,称为DCAA需求。这就是所谓的DCAA合规。

你肯定不想发现自己因为一场污水泛滥而丢失了所有员工的工作时间记录,或者看到一个心怀不满的员工把同事的打孔卡全都烧了(是的,这种情况也会发生)。除了数据丢失带来的不便之外,当政府官员决定突然来访进行审计时,这种情况还会给你带来很多麻烦。

2.录制加班

根据FLSA,必须及时支付员工,一周内工作的时间超过40岁。他们定期得到报酬每小时工资还有一半的常规工资率。失败计算和支付加班费可能会对你的生意造成很大的损害,即使政府没有来敲门。只需要一个心怀不满的员工认为你给了他或她不公平的报酬。这一点都不罕见;根据美国国家经济研究协会的研究,工资和小时法院案件的42%与加班有关所以尽量不要被起诉。

FLSA法规要求即使没有得到授权,你也要支付加班费,这可能会非常昂贵。一个提醒你非法加班的系统可能会为你节省一大笔钱。只要掌握了正确的数据,你甚至可能会发现,雇佣另一个员工比支付加班费给你已经雇佣的员工更划算

为什么你想要在您的业务中时钟

1.高效和快速的工资管理管理

虽然手动时间跟踪仍然存在并在世界某些地区使用,但技术演变出了很多,并且适应克服最受欢迎的记忆,特别是工资挑战和错误

用电子表格或(上帝保佑!)纸张记录你的员工的支付工时就足够了如果你有当地的小企业,以及在写支票时用于管理时间表计算的资源。

而且写它们肯定也需要一些时间:根据Score.org在美国,17%的小企业每月花在发薪上的时间为6-10小时,11%的小企业每月花在发薪上的时间超过10小时。

现在想象一下,当你的员工人数以指数增长,因为你的企业非常成功,你不想停下来庆祝,坐下来和几十(或数百)个出席报告和膝盖中的计算器。

由于您是旨在为未来成功和计划的那种经理,您可能希望在迫切之前查看简单但可扩展的解决方案。

计算工资

拍摄者凯莉锡克马在Unsplash

2.没有令人惊讶的是写薪水的时候

你通常可以在月底(或周末)计算出你需要付给员工多少钱查看工作时间表并做数学。但是什么时候发生的事情突然流行每天拿出一名随机数量的员工,强迫他们的同事做加班?随着员工呼唤病人,您需要支付加班费和病假的费用是多少。

一个智能时钟软件可以帮助你实时计算工人工资的费用,并自动计算每周或每月的总数-这样你就可以相应地调整预算,并避免不必要的意外,当它的时间支付,或错误的支付过高。

使用#1时间跟踪应用程序避免加班和工资错误

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比进进出出打卡还多

今天时间跟踪解决方案不是你的爷爷在工厂的冲床时钟。今天的系统包括多种功能和能力旨在使您的员工更容易准确地报告工作时间,更轻松地监控和管理出勤和效率。

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在选择在您的业务部署解决方案之前,请考虑您的业务需求以及其性质与员工的关系例如,如果你的团队相对较小对于敬业和诚实的员工来说,部署一个生物计量时钟系统将是对你的金钱的巨大浪费,尽管它看起来很酷和未来

无论合规性或特定业务需求如何,都有一些功能值得考虑大多数企业。

1.跨渠道可访问性和可用性

的主要优点之一时钟应用程序当实时时,员工更有可能准确地记录工作时间。但是当你在现场,桌面工作者或远程员工,谁不能排队在办公室的拳打时?

今天提供的许多时间时钟解决方案允许安全的交叉通道访问时间跟踪系统,放入雇员用移动设备打卡进进出出或桌面计算机(如果有的话)。有些人甚至提供地理舒服所以你不仅知道员工在工作时,还要知道。

即使您碰巧使用物理打孔时钟,能够远程访问系统也有帮助。如果忘记忘记,员工可以使用应用程序来时钟,管理人员可以在实时检查哪些员工目前的时钟。此外,大多数在线时间钟还标记了员工的GPS位置,以便您可以确保它们在网站上时确实在现场,而不是距离星巴克大约5英里外的星巴克咖啡。

2.安全和工资集成

谈到管理越来越多的劳动力时,自动化工资流程尽可能多成为优先事项。在您的时间钟和其他人力资源系统之间具有平滑的连接,节省了时间和金钱,但不仅如此。确保信息流畅地流动,在系统中明确定义流程可以防止数据丢失,重复记录和可能的员工篡改。

另外,不用追着你的员工去上交他们的时间表,听起来像是完美的梦想变成了现实。使用时钟应用程序只会让整个过程更快、更准确、更省时。

时间保留

照片由pixabay从pexels

3.实时通知

今天提供的许多时间跟踪解决方案允许在指定条件下向员工和/或管理者进行自动通知。例如,如果员工在本周40多小时内工作,则可以通知经理,现在加班时钟。如果它们在预先分配的换档时间之外时钟,可以通知员工

这些通知可以通过电子邮件,移动应用程序通知或短信提供,并且可能会潜在地阻止差异和错误,以计算工作时间的时间。

4.基于任务的时间分析

如上所述,现代时钟去了远远超出进出的打击卡系统。一些解决方案提供基于任务的时间跟踪,让您为不同的任务付出不同的工资,衡量员工效率,并优化您的劳动力。

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管理人类因素

技术与否,时间和出勤的主要来源是人。美国人类本质上是不完美的,焦虑的,偶尔是不诚实的。当然,你尽力而为,从不妥协你的工人。尽管如此,在智能时钟集成的路上存在一些共同的障碍。

1.电阻

人们不想感到欣慰。那些习惯于报告自己工作时间的员工,或者仅仅是不喜欢自己在工作场所的价值被按小时计算的感觉,可能会对新引入的时间时钟表现出抵抗。此外,由于时间钟通常被视为对雇主更有利于雇主,而不是员工,许多工人认为它们是不必要的。有许多方法可以处理这个问题。

首先,为您的业务创建时间时钟策略,并将员工阅读并作为船上进程的一部分签名。此外,尝试和缓解员工的担忧向他们传达智能时间追踪系统提供的好处

最后,最重要的是,请查看大公司如何做到。有数千名员工的大型公司的最大挑战之一是实施跨组织变革。难怪,你将如何让成千上万的员工所有人都拥抱他们做事的方式变化?

事实上,一个称为变更管理的完整规程已经被开发出来,以创建促进组织变更的最佳实践。如果您想使用新的时钟或此事项的任何更改,则底线是将员工放在船上,或者对此首先参与员工让他们感到投入在贵公司及其目标订婚工人更加富有成效,更幸福的工人

这太是常识。然而,敬业的员工也可以成为“变革大使”并帮助你促进组织变革。

这就是Facebook流行背后的逻辑。一旦你所有的朋友都加入了新的社交媒体,你就不想落在后面了。如果你能知道名字的首字母船上的员工,你的变化大使,新的时间和考勤软件的休息将不想留下。

以下是你如何成功地给你的员工引入一个新的时钟:

  1. 把新的时钟介绍给你认为会有反应的员工样本。
  2. 让他们测试一个短时间的时钟。
  3. 从试验经验中学习。
  4. 为您的其他员工创建新时钟的预期,他们没有为最初的飞行员获得“选择”。
  5. 给所有员工启动新的时钟。

按照以下步骤操作,我们保证您的员工将采用新的时钟解决方案。

2.好友冲压和盗窃

如果您从未遇到过员工作弊报告的工作时间,则可能认为“Buddy Punching”是“战斗俱乐部”的代号。这不是,但像战斗俱乐部一样,“同事打拳”的第一条规则是员工们不能谈论好友冲孔和其他时间盗窃技术

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想要偷同事的钱而给同事打卡下班有很多方法可以对付:

  1. 您可以要求在其中进行时钟,以确保时间戳上的名称和图片匹配中的脸部。
  2. 你可以考虑Geofecting作为您时间跟踪例程的一部分
  3. 你甚至可以使用生物计量打孔时钟
  4. 引进可穿戴的时钟以防止小时盗窃。

在我们的经验中,最好的解决方案不是技术人员,而是一个文化。明确定义禁止时间跟踪的做法,如同事打卡在时间跟踪政策的员工签字,和一个零容忍出勤和时间盗窃政策任何形式的,是最好的方式去。

然而,请注意,一个时钟应用程序可以标记员工的位置,当他们打卡和下班,此外,该应用程序不会舍入一秒或一分钟。工作时间是从员工打卡上班到打卡下班的那一秒开始计算的。

3.忘记

好的员工更关心他们的工作质量,而不是他们工作时间报告的准确性。因此,即使是最敬业的员工有时也会忽视打卡上班或打卡下班,即使他们知道公司的工作时间规定要求他们这样做。这可能会变得混乱,当过程时钟插入和外面不够平稳或者很容易跳过,你有大量的员工,而有人忘记打孔的机会很高......

这就是所谓的“时间的流失”,这实际上是许多企业面临的一个大问题-超过38%的潜在可计费收入损失在未追踪的时间花在电子邮件,会议,和延误填写时间表,企业可以解决这个问题,并将获得可观的收入增长高达61%。

大多数在线时间跟踪解决方案允许管理人员和/或员工登录系统以在必要时更新和更改记录(当然是根据权限)。这些系统通常还保持历史记录,以便合规目的。

此外,一个时钟应用程序允许你在员工打卡前半小时或任何你选择的时间发送一个推送通知给他们,这样他们就会被提醒去打卡!

符合符合时间跟踪的底线

不同的业务有不同的需求,这是事实(而且很明显)。有些公司的员工在实地工作,可以远程打卡上下班。另一些人则希望在工作日结束时不再排队打卡,不再让员工排队打卡下班。

没有“一刀切”的方法,但即使你没有在时间跟踪解决方案中寻找铃声和额外的功能,你仍然需要遵守联邦劳动法。通过在线时钟解决方案,任务变得容易得多。

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